Парни здесь можно писать до самого нового года и толку не будет
нужно выбрать организатора который все это организует (Россия или Украина ) пока есть время и назначать все конкретно где когда и как ?
и кто на эту кандидатуру согласен ?
а то получается что одного место не устраивает другого дата и т.д